כתב עת - מי ומה בשרשרת האספקה - גיליון 18 - מרץ 2019

ד ב ר ה מ ק צ ו ע נ י ם להלן המתכון המוצע: הקמת נבחרת רכש מנצחת ⋅ ⋅ הכול מתחיל ב"בניית הכוח" משאב-אנושי איכותי. ובבחירת צוות העוסקים במלאכה. שוק העבודה מאפשר לנו לגייס מנהלים ואנשי רכש בעלי השכלה אקדמית (מהנדסים, כלכלנים, ומשפטנים) עםכישורים אישיים גבוהים, ולבנות מהם נבחרת מנצחת. תרומתה תהיה גבוהה יותר מתרומתם של עובדים, שהצטרפו למערך הרכש, כי הם לא התאימו למערכים אחרים בארגון; או מתרומתם של עובדים לא מקצועיים, המועסקים במערך הרכש רק בגלל עלותם הנמוכה. ⋅ ⋅ יש להתאים את המבנה הקמת מבנה ארגוני נכון. הארגוני של מערך הרכש לצורכי החברה ולסביבתה העסקית, כדי להבטיח את אפקטיביות המערך ואת יעילותו. המבנה הארגוני ייקבע על-פי מיגוון מאפיינים, כגון: סוג הארגון, תחומי עיסוקו, גודלו, פריסתו בארץ ובעולם, מורכבות הרכש, היקף הרכש, וכו'. אין מודל אחד של מבנה ארגוני, המתאים לכל החברות וברור, שיש שוני בין מבנה בארגון גלובלי לבין מבנה בחברה מקומית. ⋅ ⋅ . יש להשקיע בפיתוח התמקצעות המשאב האנושי מיומנותם של אנשי הרכש, באמצעות הכשרות, לימודי תעודה, ימי עיון, וכו'. זאת, במיגוון נושאים, כגון: מתודולוגיות בניהול רכש וקניינות, דיני חוזים, מיומנויות במו"מ, כנסים, סדנאות “פרסונולוגיה ושפת גוף", טכנולוגיות מתקדמות, ועוד. רצוי שההכשרה המקצועית תכלול אימון ותרגול עם חונך מיומן ומנוסה. במקרים רבים, איש הרכש נושא ונותן עם בעלי חברה/מנכ"לים/מנהלי מכירות “משופשפים", ולכן הוא חייב להיות מצויד בכלים הטובים ביותר. ⋅ ⋅ לימוד צורכי הארגון ושיפור ממשקים עם לקוחות . מערך הרכש אינו פועל בחלל ריק, והוא פנימיים נדרש לתת שירות מיטבי למערכים אחרים בחברה (כגון: מחלקות הייצור, ההנדסה, הלוגיסטיקה, משאבי-האנוש, וכו'). המערך חייב להיות בקיא בצורכי הלקוחות הפנימיים, ולכן חיוני ליזום מהלכים לשיפור ממשקי העבודה עם הלקוחות, ולחזק את ערוצי התקשורת איתם. תהליכים ושיטות עבודה ⋅ ⋅ . מנהל הרכש חייב להגדיר את מדיניות מדיניות הרכש הרכש בתיאום עם מנכ"ל החברה, ולדוגמה: רכש מבעלי עניין; רכש מספק יחיד; ניהול ספקים וקבלני- משנה, מיקור חוץ, ליסינג/רכישה, תנאי תשלום, סמכויות, מדידת ביצועים, וכו'. המדיניות מתווה את דרך עבודתו של המערך, והיא מכוונת אותו להשגת התוצאה הרצויה. ⋅ ⋅ . ניהול נכון מבוסס על תכנון תכניות עבודה ותקציב עבודה מפורט ועל קביעת מסגרת תקציב שנתית. מערך הרכש חייב לתכנן את פעילותו ואת תקציבו. נוסף על-כך, הוא חייב להיות מעורב בדיוני התקציב הארגוני. זאת, כי יש ביכולתו להשפיע מהותית על מרבית רכיבי ההוצאות, וכך לתרום לשיפור מהותי של שורת הרווח הנקי. מעורבות זו מחייבת את אנשי הרכש ללמוד היטב את צורכי הארגון; לקבוע הנחות יסוד מרכזיות לתקציב; להגדיר יעדים ברורים במיגוון תחומים, כגון: הפחתת עלויות, פיתוח ספקים, אשראי ספקים, רכש גומלין, תהליכים חדשים, איכות ספקים, לוחות-זמנים, יישום מערכות מידע, שיתופי פעולה, וכו'; ולבנות תכנית מפורטת לכל קטיגוריה ברכש, הכוללת יעדים ומדדים אתגריים, אך בני השגה. יש להציג את התכניות להנהלת החברה ולקבל את אישורה, ובהמשך, יש לבצע בקרת ביצועים חודשית/ רבעונית ולהציגם בפורום הניהולי של החברה. ⋅ ⋅ . אין זה סוד, שבמקומות שבהם כסף רב אתיקה ברכש מונח על השולחן קיימים פיתויים רבים, ולכן יש לנקוט פעולות מנע למניעת שחיתויות. פעולות אלו יכללו: החלפת רכש וקניינים בכירים אחת לתקופה, בחינה של החלפת ספקים ותיקים בספקים חדשים, איסור על קבלת מתנות מכל סוג, ובכלל זה נסיעות על חשבון הספק לתערוכות בחו"ל וכו'. האתיקה היא הבסיס למערך רכש ערכי. ⋅ ⋅ . המודיעין הוא נכס, שלא כולם משכילים מודיעין עסקי לעשות בו שימוש מיטבי. בדומה לצבא, שלא יעז לצאת לקרב/למשימה מבצעית ללא מודיעין, כך מערך הרכש חייב לבסס את מהלכיו על מידע עסקי רלוונטי, שהוא יאסוף ממקורות גלויים/סמויים, לקראת צאתו ל"קרב". המודיעין יכול להצביע על מצבו של הספק; לזהות הזדמנויות/סיכונים; ולתרום מידע בעל-ערך, היכול לתרום להצלחת תהליך ההתקשרות. ⋅ ⋅ . חובה למסד את כל תהליכי הרכש תהליכי רכש ולתעדם. הנהלים חייבים להקיף את התהליכים מקצה לקצה: החל בדרישת משתמש לרכישת מוצר/שירות; המשך בבדיקת הדרישה ואישורה, באיתור מקורות אספקה, בפנייה לקבלת הצעות מחיר, בניהול תהליך מ י ו מ ה ב ש ר ש ר ת ה א ס פ ק ה 10 במשך שנים, ההנהלות פעלו לקדם את ההתמקצעות במיגוון תחומים: פיתוח, ייצור, שיווק, מכירות, וכו'. עתה, הן החלו להטמיע בתודעתן, כי מערך הרכש, שעל-פי רוב נדחק הצדה, יכול להוות גורם משמעותי בשינוי המצב, לשפר מהותית את רלוונטיות הארגון ואת יכולותיו לשרוד ולצמוח )8 ' (המשך מעמ